[Word] 「尋找及取代」功能

上次講了 Word 裡的格式化標記,今天來談談「尋找及取代」這個功能。這個功能在翻譯中相當好用,尤其是客戶說要修改某專有名詞或特定句型的譯法時,更是妙用無窮。

首先進入 [編輯] > [尋找],或直接按快速鍵 Ctrl + F,即可開啟 [尋找及取代] 方塊:

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圖一


接著再按一下 [更多] 即可展開 [搜尋選項],這些選項是用來限定搜尋目標的屬性。今天先介紹我個人常用的 [格式] > [字型] 選項:

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圖二


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圖三


你可以限定搜尋目標的中文字型、樣式 (粗體、斜體等)、大小、色彩、有無底線等。為何要這樣限制搜尋條件呢?因為有時可能只需要修改標題 (通常為粗體) 的句型,這時如果不限定搜尋條件,就會把不該修的地方也修掉了,而且你不會知道哪裡修錯,這是很可怕的事...

以下示範使用「尋找及取代」功能的方式,這是我自己亂寫的範例文章:

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圖四


1. 將標題的「翻譯」改成「口譯」

標題的格式是粗體,字型大小為 14,因此在圖一的 [尋找目標] 欄位中輸入要搜尋的詞之後,進入 [格式] > [字型] 修改字型條件:

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圖五


選好之後按一下 [確定] 回到 [尋找及取代] 方塊,即可看見 [尋找目標] 欄位下方出現剛剛設定的條件:

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圖六


接著在 [取代為] 欄位中輸入「口譯」,再按一下 [取代] (逐一取代符合條件的詞) 或 [全部取代] (將所有符合條件的詞一次取代掉),即可將標題中的「翻譯」改成「口譯」,其他「翻譯」則不會被取代。

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圖七


請注意 [尋找目標] 欄位和 [取代為] 欄位的格式是分開設定的,cursor 位於 [尋找目標] 欄位時,只會設定該欄位的格式,因此請先將 cursor 擺在正確的欄位中再設定格式。如果你沒有為 [取代為] 欄位設定格式,則取代後的格式會跟原來一樣。如果你同時想改變要取代的詞的格式,只要將 cursor 放在 [取代為] 欄位中,再按照上述步驟改變格式即可 ([取代為] 欄位下方也會出現為該欄位設定的條件)。

2. 將紅色「adultery」改成大小 14、黑色、標準字體、隱藏的「通姦」並加底線

首先按一下 [不限定格式] 按鈕 ([尋找及取代] 方塊右下方) 清除格式條件,接著為 [取代為] 欄位重新設定其他條件:

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圖八


按一下 [確定] 後,再按一下 [取代] 或 [全部取代],即可將搜尋目標改成新詞彙並帶有先前設定的格式:

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圖九


大家可以自己玩玩看各種設定。這個功能除了可以快速修改特定詞彙或格式,還可以檢查自己有沒有翻譯不一致的情況。比如說客戶要求標題中不可以出現問號的話,你就可以搜尋文中有沒有粗體問號。或者客戶要求將原文中的美國地址改成台灣的地址,你就可以逐一搜尋「地址」這個詞,跳到出現地址的段落,檢查有沒有全部都改對。各位自己去發掘各種用法吧!

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