[Word] 格式化標記淺談

各位好,本部落格第一篇正式文章要討論 Word 這個軟體。Word 應用範圍非常廣泛,會使用電腦的人也多半對 Word 駕輕就熟,那還有什麼好討論的呢?其實 Word 有許多奇妙的功能和特性是很多人不曾注意到的,如果善用這些功能和特性,就能協助譯者產出更完美的翻譯成品。

首先來談談「格式化標記」。格式化標記是用來定義文件版面格式的一系列標記,每一種標記可由特定的鍵盤按鍵組合輸入文件中,常見的有空格、段落標記、定位字元等,稍後將會詳述。

譯者翻譯由 Word 建立的文件時,除了克服語言上的問題,將格式相同的翻譯成品交回給客戶,也是一件很重要的事。如果一份格式複雜的 Word 文件經過翻譯後,排版與原本的文件完全不同,會造成客戶極大的困擾,甚至必須將發行文件的時程往後延。因此譯者如果能在翻譯過程中時時注意維持格式一致,不但能確保翻譯品質,更能讓客戶對譯者印象深刻,真是雙贏啊...

講了這麼多,就進入正題吧!下面是我自己隨便亂寫的範例文章:

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圖一


大家可以看到是很簡單的三行字,沒什麼了不起的。不過其中可是暗藏玄機喔!因為文中有一些常見的格式化標記,現在就來一一介紹。首先進入 [工具] > [選項]。

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圖二


在 [檢視] 索引標籤中有一堆選項,用黃色標起來的部份就是格式化標記的選項,目前這一區都沒有勾選起來。

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圖三


我們來看看定位字元 (Tab 鍵) 的模樣。勾選 [定位字元] 後按確定,就可以看見定位字元出現在文件中 (見下圖黃色標示處)。

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圖四


定位字元常常用在條列式的項目中,將項目編號後面的文字對齊。有些人習慣在 1.、2.、3. 後面打一兩個半形空格,但是這樣常常沒辦法讓後面的文字對齊,大家可以自己在 Word 試試看。

接著勾選 [空白]:

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圖五


圖中有兩種空格,一種是半形 (一個點),一種是全形 (方框) (切換全形跟半形請按 Shift + 空白鍵,電腦畫面右下角語言列的灰色方形會指出全半形模式)。有些人會用兩個半形空格代替一個全形空格,不過 Word 會自動調整字距,所以有時兩個半形空格會比一個全形空格窄,換句話說,最好還是不要隨便代換。

接著勾選 [段落標記]:

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圖六


範例文中有兩種段落標記,1. 末尾的向下箭頭是「手動分行符號」(Shift + Enter),表示在同一個段落內分行,2. 末尾的 Enter 符號是「段落標記」(Enter),表示結束上一段落,重新開始下一段落。看起來好像沒有差別,可是大家可以看見,1. 跟 2. 的距離比較近,3. 則離得比較遠,但我沒有在 2. 跟 3. 之間加入一行。這是因為我把第一段的格式設定為「與後段距離 1 列」,1. 末尾的手動分行符號只是在同一段中分行,因此 2. 跟 1. 仍然屬於同一段;而 2. 末尾的段落標記是真正的分段,因此屬於另一段落的 3. 與前文中間會相隔 1 列。

接著勾選 [隱藏文字]:

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圖七


勾選之後出現了「真正好」(下面標有虛線)。隱藏文字不會列印出來,因此註記或草稿常套用隱藏文字格式。

最後還有一個 [全部] 的選項,勾選之後就會出現上面介紹的所有標記:

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圖八


另外還有「選擇性連字號」和「選擇性分行符號」,因為中文裡比較少用,所以這裡不介紹。有興趣了解的請去拜 Google 大神...

以下是格式化標記按鍵組合表:

標記按鍵
定位字元Tab 鍵
空格空白鍵
全形/半形切換Shift + 空白鍵
段落標記Enter
手動分行符號Shift + Enter
隱藏文字反白要隱藏的文字後按 Ctrl + Shift + H


日後將會更詳細討論 Word 中其他格式及功能,以及在翻譯中的應用。

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